Работа после пандемии: как выглядят офисы новой реальности

Изначально просторные кабинеты, около 20 м² на человека, предусматривающие встречи с обеспеченными клиентами, позже вытесняются общим пространством, где надзор за клерками упрощается, а площадь на сотрудника сокращается. По мере роста цен на недвижимость условия работы становятся все более стесненными, доходя до 2-3 м² к 1930 годам. Апогеем стало изобретение Робертом Пропстом в 1960 году «кьюбикла» с минимальной затрачиваемой площадью на человека.

К счастью, с тех пор тенденции в формировании офисных пространств изменились: кабинетная рассадка перешла к опен-спейсам, вслед за ними начали приходить agile-офисы. Все больше внимания уделяется эффективным коммуникациям сотрудников и их психологическому и физическому комфорту. Эпидемия ускорила эти тенденции и дополнила их новыми требованиями.

Согласно информации Геттисбургского колледжа, человек проводит на работе как минимум 90 000 часов, или 10 лет. Эта цифра подтверждает, насколько важную роль играет рабочее пространство. И сотрудники, и компании начали пересматривать как организацию работы, так и пространства, где эта работа ведется. Во главу угла теперь ставится безопасность и здоровье каждого сотрудника, что отражается в интерьерных решениях.

В начале «эры самоизоляции» Арканика разработала рекомендации по реорганизации офисных пространств:

Архитектурно-планировочные решения. В существующих офисах важно пересмотреть размеры минимальной площади на человека, провести реорганизацию зонирования. В новых объектах — более широкие коридоры, трансформируемые помещения: переговорные, которые могут изменять размер и функционал. Нужно избегать помещений, в которых может скапливаться большое количество людей – предусматривать разнообразные сценарии для пространств и отдельных зон.

Инженерные системы. Улучшенные системы вентиляции с очищением и фильтрацией, открывающиеся окна, бесконтактные системы доступа; все автоматизировано для работы через приложение (лифты, бесконтактное открывание дверей).

Выбор отделочных материалов помещений, отделки мебели и оборудования. Подойдут поверхности, которые легко поддаются влажной уборке, а также материалы с низкой адгезией для вирусов и бактерий. Это касается напольных и стеновых покрытий – различные виды пластика, металла, композитные панели для офисной мебели, эко-кожа вместо тканевых материалов для обивки.

Организация работы: рабочий график более гибкий, где один день сотрудник проводит в офисе, следующий дома; присутствие на рабочем месте зависит от задач, а не является обязанностью. Не закреплённые рабочие места — hot desking, трансформируемый agile офис — вопрос личной и корпоративной безопасности. На каждом этаже стоит предусмотреть размещение антисептических средств, акцентировать внимание сотрудников на гигиене и собственном здоровье.

Как показал прошедший год и практика наших клиентов, разработанные год назад рекомендации остаются актуальными. Аналогичную информацию мы видим и у крупных российских и мировых компаний.

Ниже несколько примеров, рассказывающих об изменившемся подходе к работе:

По словам Financial times, JP Morgan планируют ввести в банке открытую рассадку, что снизит стоимость аренды. По предварительным расчетам, на 100 сотрудников понадобится лишь 60 рабочих мест.

Citigroup в конце марта объявили, что планируют оставить гибридный режим работы и после пандемии. Джейн Фрейзер, исполнительный директор, сообщила, что большинство сотрудников смогут работать в офисе 3 дня в неделю.

Несмотря на схожие тенденции в организации офисов, востребованность офисных пространств в разных странах отличается. По прогнозу исследовательской компании Green Street, спрос на офисные помещения в США может снизиться на 10-15%. Эксперты Accenture, по результатам опроса 400 руководителей американских финансовых компаний, сообщают, что гибкий подход к работе в офисе может стать ключом к удержанию ценных сотрудников: 65% опрошенных сообщили, что их компании планируют уменьшить офисные площади на 11-40% до конца года. Половина готовы переехать в новые офисы для снижения расходов, а еще 9% планируют закрытие своих штаб-квартир.

В то же время, согласно данным «Инфосистемы Джет», маловероятно, что офисы российских компаний опустеют: «53% респондентов радикальных перемен с офисами не планируют. Сокращать занимаемые площади и оптимизировать затраты на их аренду собираются лишь 12% опрошенных, в основном это представители финансового сектора. Переехать в коворкинг с гибкой оплатой намерены всего 2%. Примерно четверть компаний реорганизуют свои офисы под новые процессы работы, а 15% оснастят их по принципу Agile», — говорится в отчете.

Пандемия сформировала несколько новых сценариев функционирования офисных пространств:

Все перечисленные модели существовали ранее, но пандемия выделила перечисленные форматы организации офиса в отдельные типы и ускорила их внедрение в компании.

Кроме разделения по форматам работы, за полтора года появились новые типы пространств – сервисные офисы. По информации CBRE, на долю этого сегмента приходится 6% в Шанхае, 5% в Лондоне и 5,2% в Амстердаме. В Европе и США доля гибких офисных пространств растет на 20–30% в год, утверждают специалисты Cushman & Wakefield. Все мы знакомы с арендой, коворкингами, но сервисный офис выводит известные ранее форматы на новый уровень – ты не просто арендуешь пространство для работы, а приобретаешь услугу, как подписку на мобильное приложение. Ты въезжаешь в офис, полностью готовый к заезду арендатора, где выполнен ремонт, закуплена мебель и оргтехника, а все расходы по обслуживанию берет на себя оператор, начиная от клининга, заканчивая закупкой кофе и канцелярии. При этом условия аренды и адаптации под запрос заказчика более гибкие – договор может заключаться от года; при необходимости оператор модифицирует пространство в опен-спейс, сократит количество рабочих мест или увеличит число call-rooms для видеоконференций или зон для сфокусированной работы.

Любопытный формат появился в Сингапуре — компания Switch установила в торговых центрах 60 кабинок для сотрудников, работающих на удалёнке. Оплата аренды кабины поминутная, а час работы стоит менее 4 сингапурских долларов (около $3 или 230 рублей). Учитывая российские реалии и маленькие площади квартир, такой формат мог бы стать популярным и в России.

Материал подготовлен совместно Arcanika