Деловая цифровая этика: включите камеру, уберите эмоции и еще 8 советов для работы онлайн

Многие команды продолжают искать максимально комфортный для себя формат онлайн-коммуникации, ведь общепринятых правил нет. Поведение онлайн стало одним из важных факторов формирования первого впечатления о конкретном сотруднике, соискателе, потенциальном партнере или целой компании. Сотрудник производит славное впечатление, когда он стабильно придерживается позитива, конструктива, оптимизма, легкости. Это притягивает.

С людьми, у которых на аватарах в мессенджерах установлены цветы, абстракции или вовсе нет фото, — общаться сложнее. Руководителю, у которого сотни или тысячи онлайн-контактов в день, тяжело отыскать в ленте человека без фотографии. И проще — если фото аккуратное, приметное.

Понятно, что не все люди любят свои изображения, но обозначить внешность в онлайн-пространстве стало необходимостью.

На первое впечатление о специалисте влияет ее отсутствие, либо неаккуратная подпись без указания фамилии или должности. Деловая переписка по почте стала строже, нужно соответствовать.

В подписи должны быть указаны имя, фамилия, должность, отдел или подразделение, компания, альтернативные каналы связи — номер телефона, скайп, никнеймы на тех или иных платформах, если они используются в работе.

Если специально не оговорено «созваниваемся без видео», предполагается, что вы включаете камеру при любом видеозвонке с руководителями, клиентами или партнерами. Это позволяет максимально приблизить встречу к формату живого общения, когда собеседникам видны мимика, жесты, выражение глаз и реакции на те или иные высказывания.

Как правило, камеру обязательно включает тот, кто инициировал видеозвонок. Остальные — следуют его примеру. Знайте, если вы «ой, коллеги, сегодня без видео», часто создается впечатление невовлеченнности в тему разговора.

Кстати, не всегда критично, если во время звонка вы не можете обеспечить офисный вид, нейтральный фон. Многие участвуют в совещаниях, гуляя с собакой или из кафе — в таком случаее появляется простор для небольшого предварительного разговора о том, в каком интересном месте вы находитесь. Другое дело, что такой формат недопустим, если у вас онлайн-презентация продукта для клиента или собеседование на новую работу.

Простые правила при видеозвонке

Ходят легенды о деловых партнерах из стран Азии, которые не выражают эмоции сами и не терпят этого у партнеров из других стран. Эмоции мешают деловому общению онлайн. В переписке или даже при видеозвонке понять то, что хочет сказать собеседник, удается не всегда, это часто ведет к волнению.

Дополнительные смайлики, жаргонные слова, шутки, либо, напротив, агрессия, снижают эффективность коммуникации еще больше. Наиболее эффективные удаленные работники осваивают грамотный русский язык с использованием знаков препинания и отключают эмоции при общении с клиентами и партнерами вовсе.

Ваши страницы на социальных платформах постепенно перестают быть вашим личным пространством. Либо нужно делать эти аккаунты закрытыми и не добавлять в друзья всех знакомых по работе.

Многие используют соцсети для поиска персонала, деловых партнеров, продаж продуктов и услуг. В этом случае не стоит забивать ленту фотографиями детей, постами на бытовые или неоднозначные социально-политические темы. Их будут читать, лайкать и комментировать. Но вероятность того, что вам откажут в работе или новом заказе из-за ваших высказываний — возрастает. Они могут просто не совпасть со взглядами заказчика или работодателя.

Начальнику отдела, подразделения, дивизиона, владельцу бизнеса или топ-менеджеру большой компании стоит соблюдать правила, описанные выше и еще несколько.

На письма, сообщения в мессенджерах, перезванивайте, если ваши люди искали вас по телефону. Высоконагруженные руководители иногда игнорируют запросы от своих сотрудников по 2-3 дня — у них слишком много работы. Это недопустимо. Если подчиненные жалуются на такую ситуацию, приложите усилия, чтобы как можно скорее изменить ее.

Пожалуйста, не пишите вашей команде в 23:00 просьбу сделать что-то «когда у вас будет время». Скорее всего, вы делаете это сейчас, потому что потом забудете либо считаете себя сверхценным сотрудником, который постоянно думает о работе. А значит и другие должны.

Воспользуйтесь опцией отправки отложенных сообщений или, в конце концов, внесите задачу себе в календарь. Поберегите личное время команды, если задача не требует немедленной реакции.

Если все горит и нужно участие команды в неурочное время, извинитесь за беспокойство. Эти простые правила обеспечат вам максимальную вовлеченность и признательность команды. В критические моменты это вас спасет.

У сотрудников часто создается впечатление, что руководитель вторгается в их личное пространство, если посреди рабочего дня он требует немедленно собрать видеозвонок по тому или иному вопросу.

Казалось бы, чем это отличается от просьбы пойти в переговорную во время рабочего дня, если вы находитесь в офисе? Тем не менее: ваши сотрудники приложили много усилий, чтобы составить план дел в течение дня. При удаленном режиме для этого нужна самодисциплина. Уважайте эти усилия. Таковы правила новой эпохи: сотрудникам комфортнее, когда время онлайн-встреч оговаривается заранее и не назначается на время за пределами рабочего.

Ниже — ряд недопустимых поступков, которые позволяют себе совершать многие менеджеры и руководители. Это отталкивает партнеров и клиентов.

Попытки обсудить с клиентом поведение своих детей, показать ему цветы, которые выросли на даче, или рассказать о том, почему ваш день складывается не очень — все это нужно многим для установления доверительных отношений. Взрослых людей все это скорее отпугивает, потому что ассоциируется с втoржением в личное пространство. Для достижения результата общайтесь на деловом уровне, без эмоций.

Онлайн и без того тяжело воспринимать информацию. Не стоит усиливать коммуникацию эмоционально, добавляя три восклицательных знака или записывая сообщение ПОЛНОСТЬЮ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ. Если человек понимает по-русски, он и без дополнительных ухищрений сумеет исполнить вашу просьбу. Лучше проявить эмпатию и приложить усилия, чтобы объяснить задачу максимально подробно — это ускорит ее понимание.

Компании намерены полностью вернуть в офисы работников с удаленки или из гибридного режима, сообщали 72% работников в январе 2022 года.

Это имеет смысл не для всех работников и не на ежедневной основе. Из места с дорогостоящей техникой, которую невозможно установить дома, офисы превратились в место встречи для совместного поиска творческих идей. На ежедневной основе такие встречи все же не нужны, поэтому правила онлайн-общения не теряют актуальности.