Все и сразу: как грамотно управлять своим временем и обрести дополнительный час в сутках
Успевать выполнять все дела и находить время на качественный отдых вполне реально. Делимся правилами и методами, которые используют в своей работе топ-менеджеры.
Планирование и ведение списков
В современной динамичной жизни удержать все задачи в голове и ничего не забыть практически невозможно. Именно поэтому топ-менеджеры советуют систематизированно и грамотно планировать свои дела. Следить за своим расписанием можно как в бумажном, так и в диджитал-формате.
Бумажное планирование
Для того чтобы вести списки дел и записывать самую разную информацию, можно использовать любой носитель: от бумажного стикера до специального датированного дневника. Главное — понять, какой из форматов для вас наиболее рабочий.
Еще один не совсем бумажный, но тоже аналоговый вариант ведения дел — маркерная доска. Такой способ подойдет тем, кто любит, когда актуальные задачи всегда на виду.
Электронное планирование
В случае с электронным планированием, все не ограничивается блокнотами, тетрадками и листками. Плюс диджитал-формата — не нужно носить с собой дополнительный груз, ведь вся информация будет храниться на ваших устройствах. Для того, чтобы еще больше облегчить себе жизнь, — выбирайте компактные и легкие устройства, которые всегда удобно взять с собой. Ультралегкий корпус ноутбука HUAWEI Matebook X Pro весом 980 г делает устройство очень мобильным и позволяет легко контролировать дела в любой ситуации: будь то встреча с партнерами, поездка в такси или ожидание в бизнес-зале аэропорта.
В диджитал-формате записи всегда можно сделать интерактивными и мультимедийными, при необходимости настроить уведомления и делиться списками с другими людьми. Сейчас на просторах Сети можно найти множество удобных ресурсов, которые помогут планировать свое время: Notion, Todoist, Microsoft To Do, MyLifeOrganized, LeaderTask и другие.
Распределение сил и нагрузки
Топ-менеджеры, коучи, бизнес-тренеры разработали множество эффективных техник, которые помогут решать задачи не хаотично, а с помощью определенных правил.
Техника «съесть лягушку на завтрак»
Техника заключается в одном простом правиле — начинать день с самых сложных дел. В момент, когда вы максимально сосредоточены и еще полны энергии, постарайтесь закрыть все самые объемные задачи, а после переходите к менее значительным и более простым.
Метод Pomodoro
Знаменитый метод управления делами, который заключается в разделении времени на равные промежутки. Обычно 25 минут закладывается на интенсивную работу, а 5 минут — на перерыв. После четырех таких комплексов (через 2 часа) назначается длительный перерыв на 15 минут.
Длительность промежутков можно менять под себя, главное правило — не отвлекаться во время работы и отдыхать во время перерывов. Чтобы упростить себе задачу и не переставлять таймер, можно скачать специальные приложения или браузерные расширения, которые сделают это за вас и напомнят о начале перерыва или рабочего времени.
Правило девяти дел или «1 + 3 + 5»
Способ управления временем для тех, у кого не получится ограничиться одной лишь «лягушкой на завтрак». Если в течение дня вам предстоит решить множество как крупных, так и мелких задач, попробуйте воспользоваться правилом «1 + 3 + 5».
Для того чтобы сил хватало на все дела, крупные и средние задачи не должны быть слишком изматывающими. Именно поэтому для работы стоит выбирать качественное «железо», которое справится даже с тяжелыми проектами. Так, например, процессор Intel Core Ultra 9 в Matebook X Pro справится как с типовыми задачами, так и с работой в сложных программах, которые требуют высокой производительности устройства.
Доска Kanban
Этот метод станет отличным помощником для руководителей. С помощью доски Kanban можно грамотно разделить задачи между специалистами.
В классической варианте доска Kanban — инструмент, который помогает сделать процессы работы прозрачными — наглядно представить все имеющиеся в проекте задачи и обозначить их сроки. Один из рабочих способов — разделить доску на следующие блоки: видимые сигналы, столбцы с конкретными задачами, лимиты незавершенной работы, точка принятия обязательств и точка поставки продукта.
Работать с методом Kanban можно как на флипчарте или маркерной доске, так и на устройстве. Последний вариант будет более комфортным: онлайн-доступ к доске позволит всем участникам проекта в любой момент просматривать задачи и актуальные статусы по ним.
Матрица Эйзенхауэра
Иногда распределить нагрузку на день бывает очень сложно: все задачи кажутся важными и срочными, а разорваться между ними никак не получится. В таком случае можно воспользоваться методом, который предложил 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Для этого необходимо выписать все существующие задачи и разделить их на 4 типа:
Важно и срочно — горящие дедлайны, которые никак не перенести.
Важно и не срочно — задачи, которые не требуют мгновенного решения, но заслуживают вашего внимания после решения первых.
Неважно и срочно — сюда входят задачи, которых нельзя избежать, но можно делегировать команде.
Неважно и не срочно — дела, которые можно отложить, если времени не останется.
Создание комфортной рабочей среды и грамотная организация отдыха
Эффективно распоряжаться своим временем получится, если среда, в которой вы работаете, будет полностью располагать к оперативному решению дел.
Правильная организация рабочего места
Особенности организации рабочего места зависят от того, где вы работаете — дома или в офисе. Однако основные правила будут одинаковыми:
- Рабочий стол должен быть достаточно большим, чтобы на нем уместились все необходимые принадлежности и техника.
- Стул должен быть офисным, с мягким сиденьем и возможностью регулировки по высоте. Правильной считается посадка, при которой ступни ног находятся на полу, а колени сгибаются под углом 90°. Хорошо, если у стула будет регулироваться еще и спинка — это позволит поддерживать позвоночник в ровном положении.
- Не менее важен климат в рабочем пространстве. В холодное время года идеальная температура воздуха — 22–24 °C, в теплое — 23–25 °C.
- Основное освещение должно быть естественным, от окна. Дополнительно нужно использовать настольную лампу и различные светильники.
- Для хранения бумаг, папок и других принадлежностей установите специальные полки и органайзеры.
- Если вы работаете удаленно, рабочая зона должна быть четко отделена от зоны отдыха.
Качественная техника
Момент, на котором нельзя экономить, — техника с которой вы работаете. Конечно, шедевры часто могут создаваться «на коленке», однако стоит признать, что в долгосрочной перспективе современные задачи требуют современных и удобных решений. Очень желательно, чтобы ноутбук был оснащен OLED-экраном с качественными яркостью и цветопередачей, функцией энергосбережения и ШИМ-затемнением, которое позволяет глазам отдохнуть даже при работе в плохо освещенных местах. Так вы сможете выполнять свои задачи не только эффективно, но и в комфортных условиях.
Делегирование и отдых
Чтобы энергия не заканчивалась, а работоспособность всегда оставалась на высоком уровне, необходимо поддерживать баланс между работой и отдыхом.
Хороший способ, который поможет избавиться от отвлекающих факторов — техника «УДОД»:
- У — удаляйте. Проводите регулярную ревизию электронной почты, выходите из чатов, которые потеряли свою актуальность, словом, избавляйтесь от всего электронного мусора, который может отвлекать вас от важных вещей.
- Д — делегируйте. Если задачу можно поручить кому-то еще, обязательно пользуйтесь такой возможностью. Так вы сможете освободить время для более серьезных дел.
- О — откладывайте. Если задачу можно решить позже, отложите ее, оставив время на отдых.
- Д — делайте. Иногда найти 25-й час в сутках можно очень просто, избавившись от прокрастинации, которая увеличивает ваш рабочий день. Помните, чем быстрее вы решите задачи, тем больше свободного времени у вас останется.
Время, которое вы выделяете на «пожить», нужно проводить с умом. Чтобы сил на новые свершения оставалось больше, отдых должен быть качественным и полноценным. Бездумный скроллинг ленты на диване не поможет вам восстановиться, а только усугубит ситуацию.
Для любителей активного отдыха хорошо подойдут поездки в другой город, выезд на природу, поход в музей или театр. Для домоседов — приготовление вкусного ужина и выбор интересного фильма на вечер. В этом случае верным спутником станет ноутбук HUAWEI Matebook X Pro. На экране с нанооптическим слоем с магнитным управлением, который уменьшает отражение света на 60%, можно смотреть любимое кино и на природе при прямом солнечном свете, и дома при приглушенном освещении.