Треды, чат-боты и расшифровка голосовых: лучшие инструменты для коммуникаций компании в 2022 году
В регионах России продолжают снимать коронавирусные ограничения — работники формально могут как в допандемийное время выходить в офис и общаться друг с другом лично. Но за последние два года коммуникации в компаниях изменились, как и отношение работодателей к удаленному и гибридному формату работы. Ещё год назад исследователи HeadHunter выяснили, что 20-25% компаний оставят сотрудников на удаленке, даже если ограничения смягчатся. Так что с уходом с российского рынка таких решений, как Slack или Microsoft Teams, они ищут подходящую и эффективную замену.
Некоторые команды пошли по пути наименьшего сопротивления и переместились в мессенджеры. Но они не очень удобны для постоянной работы: в них невозможно распределять задачи и отслеживать их выполнение. Значит, приходится вручную переносить информацию в таск-менеджер. В Telegram рабочие чаты перемешались с личными переписками и каналами блогеров.
В WhatsApp* (компания Metа признана экстремистской организацией в РФ, ее деятельность запрещена на территории страны) спустя время часто теряются файлы — мессенджер не хранит их на своих серверах, а подгружает из памяти телефона. Стоит случайно удалить фото документа со смартфона, и в переписке он тоже пропадет. Это приводит к путанице в работе, а общение 24/7 в чатах по проектам создает сильный дискомфорт, выяснили в высшей технической школе Цюриха.
Рассматривая ПО для рабочих коммуникаций, стоит обратить внимание на шесть важных пунктов:
- Хранение персональных данных внутри страны.
Согласно «Закону о персональных данных» №152-ФЗ, персональные данные пользователей должны приоритетно храниться внутри страны. Делать копии на зарубежные серверы можно, но основная база должна быть в России. При этом к персональным данным относят любую информацию, которая позволяет идентифицировать человека. Например, сочетание имени, фамилии и электронной почты клиента при заказе через форму сайта. Поскольку эти данные могут попадать в рабочие чаты, календари и планировщики задач, то и сам инструмент для коммуникаций важно тоже разместить в России.
- Возможность общения без подключения к интернету.
Для этого ПО для рабочих коммуникаций должно быть размещено на собственном сервере компании, а не в облаке. К тому же, при выборе такого формата хранения информация будет лучше защищена от злоумышленников и фишинговых схем — так считают в Seagate.
- Российский вендор.
Во-первых, местный разработчик скорее всего не уйдет из страны и не перестанет поддерживать продукт. Во-вторых, цены на такие решения будут в рублях, что убирает валютные риски для компании. В-третьих, с большей долей вероятности он сможет настроить хранение персональных данных на российских серверах.
- Не софт из повседневной жизни.
Выбирайте софт, которым человек не пользуется в быту. Так, проверяя личные чаты, человек не будет видеть уведомления или непрочитанные сообщения и не станет волноваться. Дополнительно к этому в компании важно разработать общие правила общения: в какое время можно писать и звонить, какими каналами связи пользоваться и так далее. Также один из плюсов специализированного ПО, например, — это отправка отложенных сообщений, которые будут доставлены человеку в его рабочее время.
- Бесшовная платформа для десктопа и мобильных устройств, которая закроет все задачи коммуникации в работе: мессенджер, таск-менеджер, календарь, аудио- и видеозвонки, адресную книгу со всеми сотрудниками компании и так далее.
ПО для разных сред должно обладать одинаковым функционалом без перекоса в сторону смартфона или ПК, иметь похожую логику управления и позволять продолжить коммуникацию с другого устройства без дополнительных действий. Это значит, что чаты, треды, задачи, файлы и другие данные будут автоматически обновляться на всех устройствах.
- Гибкая настройка доступов и прав.
Для корпораций, в которых работают тысячи человек и есть определенные протоколы взаимодействия между подразделениями, важно соблюдать эти регламенты и в инструментах коммуникации. Если у стажера HR-департамента будет возможность поставить задачу вице-президенту, а у сотрудника склада — добавить в переписку UX-дизайнера, получится хаос.
Хорошо, когда ПО для корпоративных коммуникаций не только позволяет эффективно общаться и планировать работу, но и несет в себе дополнительную пользу организации. Например, помогает избавить людей от рутины ручной работы и автоматизировать процессы. Это не только разгружает команду, но и исключает ошибки из-за человеческого фактора.
Функциональность платформы для корпоративных коммуникаций и удобство пользования ей в значительной степени определяются возможностью совершать стереотипные действия в один-два клика. Например, в tada.team любое сообщение в один клик можно превратить в задачу, не заводя специально отдельную карточку.
Еще одна функция, которая позволяет визуально органично распределять задачи — привычная канбан-доска. Каждая задача — это карточки, которые выстраиваются на доске, позволяя видеть и отслеживать целиком всю картину по загруженности.
Сейчас есть много полезных функций, которые мы не используем в работе, а стоило бы. Например, расшифровку голосовых сообщений, которые порой неудобно слушать. Поэтому IT-специалисты интегрируют в свои внутрикорпоративные системы автоматические расшифровщики, которые выводят содержание голосового сообщения на экране.
Инструменты для получения обратной связи, например, опросники, позволяют быстро решить организационные и бытовые вопросы и помогают департаменту по HR собрать информацию. Хорошо, когда такие функции можно реализовать внутри платформы и не уводить людей по внешним ссылкам в Google Формы и другие подобные сервисы — это неудобно, и многие сотрудники туда не перейдут.
Использование чат-ботов позволяет автоматизировать многие процессы: например, можно ставить себе задачи или напоминания, получать уведомления об изменении статуса проектов и включении в новые чаты или выгружать отчетность по закрытым задачам из таск-менеджера. Компании могут сами создавать чат-ботов через открытое API, задавая нужные команды. В целом, открытый код даёт компании много возможностей для создания расширений. Они ограничиваются только фантазией сотрудников и навыками специалистов по IT. Перечисление всех фич чат-ботов — тема для отдельной статьи.
Конечно, переходить ли на какой-либо специальный инструмент для внутренних коммуникаций или продолжать использовать спонтанно образовавшуюся систему из Telegram, Trello через VPN и Google Документов — дело каждой компании. На это нужно потратить время, но преимущества обычно позволяют сделать сотрудников более вовлеченными в процессы и повысить их производительность, которую заметно практически сразу. И это ещё один способ оставаться продуктивными и развиваться в эти трудные для всех нас времена.
Такая простая вещь, как корпоративная адресная книга, позволит быстро найти сотрудников из других департаментов и точно не ошибиться в цифре при записи номера телефона.